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Dashboards: o que são e quais são os seus tipos?

Entenda o que são os dashboards, quasi são os tipos existentes e como podem ajudar uma empresa na mensuração de performance

Um dos maiores desafios das empresas que trabalham com dados e performance, hoje em dia, é conseguir monitorar a evolução de todos os resultados de seus negócios de acordo com métricas e objetivos definidos anteriormente. Isso acontece porque, sem uma plataforma que permita uma visão mais completa de todas essas informações, o trabalho do profissional de Business Intelligence torna-se muito mais complexo e operacional.

E é diante desse cenário atual de Big Data que se destaca a importância dos dashboards – ou painéis de negócios. Os dashboards, de maneira geral, são uma ferramenta de visualização de dados que tem como objetivo visualizar seus Key Performance Indicators (ou KPIs, como são chamados os principais indicadores de performance estabelecidos) e métricas importantes para o seu negócio. Além disso, os painéis permitem que todos os usuários entendam as análises realizadas, compilando dados e visualizando tendências e ocorrências para possíveis insights.

Muitas empresas ainda utilizam vários serviços e plataformas para rastrearem seus KPIs e suas métricas, o que consome tempo e recursos para que essa análise seja feita e entendida da melhor maneira possível. Os dashboards utilizam dados brutos dessas origens, planilhas e bancos de dados para criar tabelas, gráficos e medidores que permitem que seus usuários possam visualizar e entender imediatamente as principais métricas que estão procurando. Eles simplificam os relatórios que devem ser gerados no final do mês, permitindo que os profissionais consultem informações a qualquer momento, sem uma preparação anterior necessária.

Resumidamente, os dashboards expõem seus dados em partes mais gerenciáveis de informações visuais e permitem que a pessoa veja o que está sendo feito e possa avaliar formas de melhorar. Quando utilizados adequadamente, podem ajudar uma empresa a tomar decisões que afetam drasticamente o desempenho dos negócios (seja reduzindo custos ou então aumentando e rentabilizando receitas).

Quais são os tipos de dashboards existentes?

Existem três tipos comuns de dashboards utilizados atualmente, onde suas diferenças dizem respeito à área de uso e amplitude da informação. Cada um desses tipos pode ser utilizado de acordo com uma especialidade específica, como marketing, vendas, gestão de parceiro de canal, suporte, finanças, entre outros. São eles:

1. Dashboards operacionais: o que está acontecendo agora?

Dashboards operacionais rastreiam o desempenho das atividades operacionais, que são as atividades diárias que mantêm seu negócio em funcionamento. Por exemplo, um dashboard de visão diária da web consegue rastrear o desempenho da internet por hora em relação a objetivos predeterminados para uma equipe de marketing digital.

A ferramenta, portanto, é utilizada para monitorar processos de negócios que mudam com frequência, além de acompanhar o desempenho atual de métricas e KPIs. Em comparação com os outros tipos de painéis, esses dados são atualizados com uma frequência muito maior, às vezes até mesmo de minuto a minuto. Dashboards operacionais são projetados para serem exibidos ao longo do dia, e utilizados para monitorar progresso em direção à um alvo.

Ele pode ser utilizado de diferentes maneiras em cada área de uma empresa, como por exemplo:

  • Departamento de fabricação: os gerentes possuem dois pontos de vista para se basearem – no início, a taxa de retorno por exemplo pode ser considerada como um valor mensal. Então, poderia ser útil compará-la com o que era esperado ou planejado anteriormente. A comparação das taxas reais é extremamente importante para as empresas;
  • Departamento de vendas: uma das maiores vantagens dos painéis operacionais é a possibilidade de investigar os mesmos dados de diversas perspectivas. No caso desse departamento, é possível, portanto, verificar as vendas reais, compará-las com as de um mês antes e, finalmente, indicar se a meta foi atingida ou não. Além disso, o painel pode agrupar os dados de vendas por pessoas ou também preparar uma lista dos melhores clientes, além de controlar atividades como o número de propostas pendentes;
  • Departamento de atendimento: por meio dos painéis, funcionários e gerentes podem verificar o número de chamadas de suporte ou reclamações por mês, por exemplo. Essas são estatísticas importantes ao tentar melhorar a eficiência dos serviços e, consequentemente, a imagem da empresa;
  • Departamento de recursos humanos: podemos distinguir vários fatores mensuráveis, como a taxa de retenção dos funcionários e a pontuação de satisfação dos colaboradores;

Confira exemplos de dashboards operacionais do nosso Reamp Datahub:

 

Fonte: Reamp Datahub

 

Fonte: Reamp Datahub

 

2. Dashboards estratégicos: acompanhamento dos KPIs

Os dashboards estratégicos gerenciam atividades de nível superior, mostrando informações importantes sobre o desempenho geral de um negócio e oportunidades. Normalmente, incluem informações relevantes para a equipe executiva, como vendas ano a ano ou satisfação geral do cliente durante um período de tempo mais longo. Como estão sendo utilizados no nível mais alto da hierarquia da empresa, é possível aprofundar-se nos níveis mais baixos para obter informações detalhadas de cada um deles.

Isso significa que essa ferramenta monitora o status dos principais KPIs. Os dados por trás de um dashboard estratégico são atualizados periodicamente, mas em intervalos menos frequentes do que um dashboard operacional. Painéis estratégicos podem ser visualizados uma vez por dia, ajudando os executivos a permanecerem a par dos KPIs de toda a empresa por meio de visualizações de dados simples.

Podemos dividir os usos e métricas mais comuns dos painéis estratégicos em cada unidade de negócios adequada para eles:

  • Departamento de fabricação: nesse caso, as métricas ligadas à produção parecem as mais importantes. Então, com o painel, podemos verificar a taxa de retorno do produto, por exemplo, e investigar as tendências – se a taxa diminui ou não – e com que rapidez;
  • Departamento de vendas: os painéis são focados principalmente nos resultados de vendas e em suas tendências e mudanças;
  • Departamento de atendimento: o contato com os clientes é extremamente importante. Portanto, mais atenção é dada à essa área e os painéis permitem medir índices como o número de reclamações, por exemplo;
  • Departamento de recursos humanos: todas as métricas relativas a pessoas (funcionários da empresa) são extremamente importantes para que essa área mantenha o fluxo do negócio. A taxa de retenção de funcionários, por exemplo, é um dos dados que pode ser monitorado por esse painel.

Confira exemplos de dashboards estratégicos do nosso Reamp Datahub:

 

Fonte: Reamp Datahub

 

Fonte: Reamp Datahub

 

3. Dashboards analíticos: visão geral dos dados para descobrir tendências

Permitem que as empresas tenham uma visão granular de seus dados para descobrir padrões e tendências específicas. Graças a esse tipo de dashboard, os gerentes têm a possibilidade de controlar como o mercado está reagindo às ações da empresa. Por exemplo, o dashboard operacional pode mostrar que 90% das faturas de clientes da empresa estão sendo pagas a tempo e 10% estão atrasadas. Por meio do analítico, a empresa pode investigar esses 10% para entender os padrões e fatores em comum que estão influenciando no atraso desses pagamentos.

Ou seja, essa ferramenta analisa grandes volumes de dados para permitir que os usuários investiguem tendências, prevejam resultados e descubram insights. São mais comuns em ferramentas de Business Intelligence porque são normalmente desenvolvidos e projetados por analistas de dados. Os dados por trás de um dashboard analítico devem ser precisos e atualizados com pouca frequência.

Há muitos fatores e métricas que podem ser medidos com os painéis táticos, mas eles têm uma coisa em comum – todos eles, na sua maioria, estão sendo medidos em relação à métrica pré-definida. Então, não é tão importante medir o objetivo em si, mas verificar o quão diferente é o valor planejado da execução real. Para ilustrar como é utilizado em toda a empresa:

  • Departamento de fabricação: nele, um sistema de controle completamente novo pode ser implementado. É realmente um aspecto importante e que antes era difícil de ser operado. A qualidade é fundamental no caso desse setor, e os painéis analíticos podem ser utilizados para estabelecer reuniões regulares de revisão de qualidade;
  • Departamento de vendas: classificações e relatórios detalhados são indispensáveis para a tomada de decisões. Portanto, graças a esses painéis, podemos ver não apenas o total, mas também dados sobre a venda de um produto, como por exemplo o valor da venda de sapatos da empresa no Brasil. Assim, os gerentes também podem decidir lançar cada produto no mercado em uma determinada data;
  • Departamento de atendimento: os painéis táticos fornecem habilidades de treinamento ampliadas, o que é importante durante a implementação de um novo software de help desk, por exemplo;
  • Departamento de recursos humanos: suportam a introdução do plano de participação nos lucros, por exemplo, o que certamente influencia a moral dos funcionários. Considerando o departamento de recursos humanos, os recrutadores também deveriam ser mencionados já que são indispensáveis na busca de talentos para a empresa;

Confira exemplos de dashboards analíticos do nosso Reamp Datahub:

 

Fonte: Reamp Datahub

 

Fonte: Reamp Datahub

 

Como escolher um dashboard para o seu negócio?

A escolha de um dashboard certo para o seu negócio depende dos objetivos gerais das suas práticas de análise, business intelligence e monitoramento de dados. Um cenário ideal é implantar todos os três tipos em toda a organização, mas ele nem sempre é realista. Criar e projetar dashboards valiosos leva tempo, uma consideração cuidadosa dos dados e a seleção de um fornecedor de software apropriado.

Podemos levar em consideração os seguintes pontos na hora de escolher o melhor dashboard:

1. Requisitos básicos de um relatório de BI da empresa:

  • “Que problemas comerciais estamos tentando resolver?” – identifique o que está impulsionando a necessidade de uma solução de dashboard e defina o escopo do projeto. Os dashboards operacionais, por exemplo, possuem um conhecimento de dados sensíveis ao tempo; os estratégicos analisam KPIs organizacionais; já os analíticos, fornecem tendências ou insights mais profundos;
  • “Quem estará usando os dashboards?” – o design, os recursos e o treinamento necessário serão alterados com base na função do usuário do dashboard. Normalmente os dashboards operacionais são utilizados por gerentes de negócios e usuários corporativos, os estratégicos por executivos e diretores e os analíticos pelos analistas de negócios, analistas de dados e também os executivos da empresa;
  • “Que gaps existem em nossa performance?” – a identificação de “gaps” pode ser usada para desenvolver um conjunto de métricas que serão utilizadas como base para o desenvolvimento do dashboard, e dependendo da frequência necessária, é recomendado um tipo de dashboard. Para desempenhos diários, por exemplo, o ideal são os dashboards operacionais; para análises de desempenho mensal e trimestral, os dashboards estratégicos; já para analisar problemas de desempenho e desempenho semanal, os dashboards analíticos oferecem uma visão melhor;
  • “Quais são os nossos objetivos?” – antes de desenvolver métricas, é importante identificar o que você espera alcançar utilizando dashboards, bem como alinhar essas metas à estratégia geral do departamento ou da empresa. Normalmente, os dashboards operacionais são utilizados para a conscientização dos funcionários e acompanhamento de métricas; os dashboards estratégicos ajudam nos objetivos estratégicos, como atingir metas e KPIs; já os analíticos oferecem uma visão dos objetivos do analytics, como visibilidade do processo principal.

 

2. Requisitos de relatórios técnicos:

  • “Qual é o estado da nossa infraestrutura de dados?” – organizações com forte e amplo data warehousing e infraestruturas de BI podem optar por aproveitar os dados existentes, expondo melhor a inteligência operacional e analítica. Os painéis operacionais oferecem APIs de ferramentas, bancos de dados e dados de planilha; os painéis estratégicos, APIs de ferramentas, bancos de dados, dados de planilha e data warehouse; e os analíticos fornecem data warehouse e banco de dados.
  • “Quais são os requisitos de latência de dados?” – as informações necessárias ajudam a definir o dashboard. Organizações que exigem atualizações frequentes provavelmente terão painéis operacionais, com baixa latência, tempo sensível e tempo real; os painéis estratégicos possuem atualizações incrementais, necessidades de informações precisas e corretas; já os painéis analíticos trabalham com alta latência e dados precisos.
  • “Onde os dados residem? Quantas fontes de dados estão sendo usadas?” – nem todos os dashboards são iguais. Alguns suportam apenas uma fonte de dados por visualização, enquanto outros permitem que os usuários combinem várias fontes de dados para permitir uma compreensão mais ampla e profunda. Os dashboards operacionais melhoram a visibilidade em vários sistemas e aplicativos, enquanto os estratégicos e analíticos possuem várias origens de dados em um único dashboard ou conjunto de visualizações.

Um dashboard eficaz, portanto, é um painel bem projetado. À primeira vista, você pode pensar no design do painel como o resultado – um visual bem bonito e atraente que incentiva o seu uso frequente.  A verdade é que o design do dashboard começa bem antes de selecionar o que estará visível nele – começa com o perfil do público e a compreensão do tipo de dashboard que está sendo criado. É a partir daí que o profissional de BI pode começar a tomar decisões inteligentes sobre quais dados exibir, aonde eles devem aparecer e como representa-los da melhor maneira possível.

Ao monitorar seu desempenho atual, é possível fazer pequenas alterações incrementais na maneira como administra sua empresa. Essas mudanças, ao longo do tempo, fornecem resultados melhores para o seu negócio.

Um exemplo de uso de dashboards de maneira atraente é o de uma equipe de publicidade digital. Nas equipes de marketing tradicionais, os relatórios de publicidade chegam no final do mês. A equipe senta, avalia os resultados e decide como otimizar o seu programa. Mas e se você passou o mês inteiro gastando dinheiro em uma campanha com desempenho insatisfatório? O gerenciamento reflexivo desse processo significa desperdiçar muito dinheiro, tempo e recursos em algo que não está funcionando. Um dashboard de relatórios permite monitorar o desempenho de suas campanhas publicitárias ao longo do dia, o que significa que ajustes podem ser feitos ao longo das semanas e do mês.

Os dashboards de relatórios oferecem benefícios e vantagens em relação aos mecanismos de relatório tradicionais. É fundamental, no entanto, que uma cultura de monitoramento, otimização e aplicação acompanhe a implantação de qualquer solução de dashboard.

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