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Escolhendo um software de dashboard: quais são os principais erros cometidos?

Confira quais são os principais erros cometidos pelas empresas na hora de personalizar um dashboard

Estamos vivendo, hoje em dia, em um mundo onde cada vez mais as pessoas procuram por soluções práticas e simples para os seus problemas. E, graças à evolução da tecnologia, milhares de ferramentas, plataformas e estratégias estão surgindo para ajudarem profissionais das mais diversas áreas a terem resultados mais assertivos.

E é em meio esse cenário que surgiram os dashboards, ou seja, painéis de controle capazes de fornecerem uma visão completa de informações essenciais para empresas que trabalham com dados de usuários e performance, como métricas e análises de resultados. Esses dashboards estão sendo cada vez mais adotados por empresas de diversos segmentos, além de serem considerados um “braço direito” do analista e trazer diversos benefícios, como agilidade, interatividade, possibilidade de monitorar diversos KPIs ao mesmo tempo, facilidade de leitura e compartilhamento, eficiência no relatório e ajuda em uma melhor tomada de decisão.

No entanto, apesar da sua eficiência, muitas das implantações desses painéis não passam no teste e não são utilizadas da maneira correta. Garantir que o seu painel de controle esteja sempre funcionando não é fácil, e por isso reunimos alguns dos principais erros cometidos pelas empresas atualmente – para que, assim, você evite eles também!

 

Quais são os erros mais comuns na hora de personalizar um dashboard?

O objetivo de um painel é apresentar graficamente uma visão geral rápida e clara do status da empresa, permitindo a detecção de áreas onde há necessidade de ação. Além disso, permite a análise detalhada para entender qual ação é necessária, e deve facilitar as respostas de perguntas como “quais informações requerem a minha atenção? Quando devo agir? O que devo fazer?”

Os painéis incluem objetos gráficos, pois é mais fácil para uma pessoa digitalizar, processar e entender informações visuais. Mas quais são, afinal, os erros mais comuns cometidos por empresas na hora de personalizarem um dashboard? Listamos alguns para vocês:

1. Complexidade

A apresentação das métricas deve ser o mais simples possível, para que fique claro o que está sendo mostrado e sem espaço para interpretações erradas. Hoje, as organizações estão gerando enormes quantidades de dados, mas tentando monitorar todos os resultados do KPI em sobrecarga. Como consequência, muitas informações e métricas não essenciais ou não relacionadas tornam o painel de controle confuso e ineficaz. É por isso que a primeira etapa para criar um painel de dados efetivo é determinar os problemas que você está tentando resolver ou o que você está tentando realizar usando um painel. Para isso, seria aconselhável dividir todos os seus painéis em três categorias:

  • Painéis estratégicos: ajudam os líderes de negócios a monitorar o progresso da empresa em direção aos objetivos;
  • Painéis operacionais: são usados ​​no nível departamental, monitoram as operações do dia a dia, ajudam os gerentes a detectar os problemas à medida que ocorrem;
  • Painéis analíticos: fornecem informações sobre os dados coletados ao longo do

Defina o objetivo exato do seu painel e inclua métricas adequadas, não o sobrecarregue. Comece pequeno com nossos modelos prontos, onde as métricas mais importantes já estão agrupadas para sua conveniência.

 

2. Métricas incorretas

Painéis muito complicados com dados desnecessários levam ao próximo erro que as empresas costumam cometer – métricas que não são cuidadosamente selecionadas. Seu painel de dados não deve ser usado para medir todas as métricas possíveis, mas sim para medir as métricas certas. Para determiná-las, você precisará decidir quais KPIs são mais importantes para o sucesso do negócio. Seus painéis devem se concentrar apenas nas métricas mais importantes que afetam diretamente seus objetivos.

 

3. Há painéis demais?

Você não deve tentar colocar todas as métricas em um único painel – isso leva a complexidade e sobrecarga de dados (erros mencionados anteriormente). Depois de determinar o tipo de seu dashboard (estratégico, operacional ou analítico), você pode subdividi-los de acordo com as operações de negócios – vendas, marketing, finanças, etc. Mantenha o equilíbrio e lembre-se de que os dashboards estão lá para economizar seu tempo e simplificar o processamento de dados; não os sobrecarregue e, ao mesmo tempo, mantenha-os informativos e acionáveis.

 

4. Visualização incorreta

Os componentes visuais são uma ótima maneira de apresentar dados, pois eles são bastante intuitivos de interpretar. Por outro lado, eles não devem ser muito perturbadores. Eles não devem desviá-lo das métricas, porque são os dados que você precisa focar, não os visuais. Por exemplo, os gráficos de pizza não são a melhor maneira de representar dados ao longo do tempo, mas são usados ​​com mais eficácia quando os dados são analisados em forma de porcentagens ou parte de um todo.

 

5. Confiar apenas em dashboards

Não se engane, você deve definitivamente confiar em dashboards. Mas não confie apenas neles. Uma confiança exclusiva nos painéis de marketing pode atrapalhar o pensamento estratégico e a tomada de decisões. Para aproveitar ao máximo seu painel, use-os como facilitadores de discussões que levam a insights. No entanto, somente tornando seu painel uma parte vital da tomada de decisões, você será capaz de obter o máximo de valor.

 

6. Falta de compartilhar e discutir 

Manter todas as informações para si mesmo não é, obviamente, uma boa maneira de administrar um negócio. Ter painéis de análise apenas para você não ajuda uma empresa a crescer. Por isso, é importante que o negócio permita que todos os funcionários visualizem suas análises importantes para que eles possam fazer seu trabalho de maneira melhor e mais eficiente.

 

7. Não fornecendo dados específicos

Esse erro está intimamente relacionado ao anterior – falta de compartilhamento. Fornecer dados específicos para diferentes departamentos é o próximo passo. Como já foi mencionado, as métricas corretas devem ser exibidas para as pessoas certas, e por isso é recomendável, por exemplo, dashboards separados para data departamento. No entanto, é importante sempre se lembrar de não sobrecarrega-lo. Além disso, para transformar sua empresa verdadeiramente orientada a dados, você não deve esquecer as discussões sobre as métricas. Para isso, é aconselhável ter alguns dashboards com dados corporativos gerais para manter os funcionários informados sobre o que está acontecendo em outros departamentos. Assim, você mantém todos os envolvidos no processo e incentiva o trabalho em equipe.

 

8. Não usando todos os recursos disponíveis

As soluções do painel geralmente oferecem vários recursos úteis disponíveis para os usuários. Certifique-se de estudá-los atentamente e, mais importante, aproveitá-los para usar seu painel em todo o seu potencial.

 

9. Tentar agradar todos os usuários

Há um velho e sábio ditado: você não pode agradar a todos. Isso é um pouco de sabedoria que certamente se aplica ao design do painel. Mas, muitas vezes, esse projeto começa com uma visão ambiciosa, mas irreal: fazer com que todos na organização fiquem felizes com o dashboard.

Diferentes usuários têm objetivos e necessidades diferentes ao usar painéis de controle de Business Intelligence. Ao segmentar um usuário de destino específico, você pode projetar o painel para fornecer uma experiência fácil, rápida, intuitiva e orientada por tarefas para os usuários. Tentar satisfazer a todos provavelmente não dará certo e, em vez disso, deixará todos menos satisfeitos.

Por isso, tente definir de forma restrita seu público-alvo de usuários criando uma lista específica e concisa de metas, tarefas e funcionalidades que são de extrema importância para cada um deles. Na maioria das vezes, o que os usuários procuram não é o que precisam e não resolvem seus problemas – suas preferências são frequentemente baseadas em encontros breves ou ocasionais com outros produtos, que podem não oferecer a solução ideal.

Portanto, ao invés de perguntar aos usuários o que eles desejam em um dashboard, pergunte sobre os problemas que eles estão tentando resolver com o dashboard. Ofereça aos seus usuários opções reduzidas para resolver esses problemas a partir de suas necessidades. Um benefício adicional a essa abordagem é que os usuários sentirão que você realmente se importa com eles e isso os encoraja a serem mais cooperativos.

 

10. Ignorar o storyboard no processo de design

O aspecto mais desafiador do design do painel normalmente gira em torno de reunir todas as partes na mesma página, especialmente no que diz respeito a assuntos estratégicos, como: “o que você está tentando alcançar com esse dashboard? Quem são os seus usuários e quais são as suas responsabilidades e metas? Quais são as tarefas que os usuários desejam realizar com esse dashboard?”

Pular essa etapa de storyboard também significa desmembrar o projeto do dashboard de uma base sólida. Sem um escopo e estratégia claramente definidos, suas necessidades não estarão tão claras, além de serem volumosas e sem direção. Por isso, tenha em mente que o storyboard estabelece o objetivo dos usuários (qual meta atingir e quais tarefas devem ser executadas) e o escopo do painel (quantos dados devem ser usados). Os desenvolvedores de back-end e front-end, o proprietário do projeto e os usuários finais devem participar dessa sessão e formar um entendimento claro do wireframe, que deve ser o resultado da sessão.

 

11. Apresentar dados sem contexto

Os números não são nada sem um contexto, e também possuem significados diferentes para usuários diferentes. Por exemplo, “vendas da semana passada” em um contexto operacional podem ser satisfatórias para analistas operacionais, porque se reúnem semanalmente. Mas, para o marketing, esses dados não mostram se a campanha teve algum impacto nas vendas, ou para os gerentes táticos, não indica se eles alcançaram o crescimento esperado ou estão atrás dos concorrentes. É importante prestar atenção ao contexto para tornar seu painel perspicaz e acionável.

Se os usuários não forneceram o contexto desejado, pergunte: como eles visualizam seus números? Quais são os benchmarks que forneceriam um contexto para avalia-los? Como um dashboard é quase como um resumo de dados, cada seção deve falar por si e apresentar uma história precisa.

Por exemplo, um dashboard de vendas trimestral incluindo dados históricos é mais útil para mapear o crescimento do que apenas um detalhamento departamental. Uma demonstração de receita bruta pode ser suficiente, mas quando a receita orçamentária é apresentada ao lado, ela pode trazer uma perspectiva totalmente nova.

 

12. Usando mais de 3 cores no dashboard

Digamos que as quatro colunas de um gráfico de barras usem quatro cores diferentes. O usuário procurará automaticamente a importância da cor quando as colunas já mostrarem os vários campos. Por isso, seja a cor da visualização ou dos elementos funcionais do painel, não use mais de 3 cores distintas. Não importa o quão tentador for, não vá atrás de olhares chamativos ou copie exatamente o estilo de outro dashboard. Lembre-se de que os elementos da interface do usuário (botões, texto explicativo, caixas de seleção, etc.) não devem tirar o foco da visualização de dados, alertas e outras informações. Suas cores precisam servir a um propósito claramente definido, e a melhor prática é usar no máximo três tons diferentes em um painel só.

O principal objetivo de um wireframe é fornecer uma representação visual dos requisitos estratégicos e do escopo do projeto. Portanto, suas cores devem servir apenas para esclarecer o layout ou desenhar o contraste entre os elementos. Por isso, utilize sempre cores neutras ou tons suaves, que servirão para diferenciar áreas sem fazer com que o dashboard tenha muitas informações desnecessárias.

 

13. Mostrando detalhes granulares demais na primeira exibição

Mostrar demais pode dificultar a capacidade do usuário de se concentrar no que é importante e diminuir sua capacidade de pensamento abstrato. Independentemente de seu usuário final ser um executivo de nível superior ou um analista, forneça a ele apenas as informações mais importantes divididas em uma quantidade fácil de consumir e de primeira vista. Por exemplo, se o caminho de um tomador de decisões de negócios começa com a localização das principais regiões em números de vendas, não há necessidade de mostrar todas as regiões. Em vez disso, apenas mostrando o top 10 será suficiente.

Como você sabe se está mostrando muitos detalhes? Se eles não suportarem diretamente o que você está tentando transmitir aos usuários, provavelmente você está mostrando demais. Em vez disso, estude cuidadosamente as decisões tomadas pelo usuário final em apoio às metas a serem alcançadas e analise o fluxo de trabalho do usuário para determinar o instantâneo das informações necessárias em cada etapa da decisão.

 

14. Exibir alertas demais

A grande maioria dos profissionais que trabalham com dashboards já cometeram o erro de preenche-los com um número impressionante de alertas. Isso é feito para ajudar a tornar os painéis mais perspicazes e acionáveis, mas a realidade é que muitos alertas podem gerar confusão sobre onde os usuários devem começar ou em quais devem se concentrar. Por exemplo, alguns usuários do painel não precisam ser alertados quando algo está indo bem ou ligeiramente acima da média. Dependendo do cenário, os alertas devem acionar uma ação dos usuários. No entanto, se nenhuma ação estiver disponível ou necessária, um alerta será redundante. É importante, portanto, que exista uma discussão com seus usuários de negócios sobre os alertas que são realmente importantes em seu processo de tomada de decisão.

 

15. Ignorar as avaliações de aceitação do usuário

A avaliação de aceitação do usuário sobre o seu dashboard fornece um feedback muito importante para os designers. Isso ajuda a determinar o sucesso do seu projeto, mas também confirma se a sua comunicação com usuários ou proprietários de projetos é eficaz. E muitas vezes é a única chance que você terá de obter feedback dos usuários finais – então aproveite!

Tenha um plano para quais aspectos serão abordados no teste de avaliação do usuário desde o primeiro dia. Isso significa concentrar-se nas funcionalidades mais críticas do painel, mas não precisa necessariamente ser um processo complicado: uma pesquisa rápida que coloque questões específicas e relevantes será suficiente.

 

16. Ter a área de TI como um único líder da implementação do dashboard

É essencial que uma empresa que trabalhe com dashboards incorpore um patrocinador de negócios no processo de implementação do painel de gerenciamento. Isso vale mesmo quando a unidade de BI possuir um conhecimento profundo dos negócios e dos requisitos.

É importante que a colocação de informações no painel seja feita de acordo com o fluxo de pensamento de um gerente de negócios. Por exemplo: se um gerente percebe um declínio nas vendas, as perguntas imediatas poderiam ser: “quais produtos ou serviços causam o declínio? Esse declínio é proveniente de uma unidade de negócios específica? Quais são as consequências na empresa? E os lucros? Isso poderia ser resultado de uma mudança na eficácia da campanha?”

Outro aspecto é a implementação/assimilação – um patrocinador de negócios envolvido nas etapas iniciais do projeto é mais provável para garantir a implementação em todo o restante dos usuários corporativos da organização. Ele é o único que irá liderar o seu envolvimento e cooperação através de todo o processo, desde a definição do KPI, passando pelo design do dashboard e pela implementação. O patrocinador comercial também pode ajudar a reduzir a resistência à mudança no processo de implementação.

É importante notar que mesmo um painel perfeitamente desenvolvido pode ser abandonado e não utilizado se o processo de implementação for feito sem recursos e cuidados adequados.

 

17. Escolher medidas que não descrevem os objetivos da organização

As organizações investem muito na aquisição e no armazenamento de grandes quantidades de dados com o objetivo de extrair valor comercial a partir deles. Às vezes, a massa de informações que é gerada é esmagadora e se torna um fardo, em vez de uma ferramenta focada para os gerentes gerenciarem sua organização.
O desafio, portanto, é classificar o KPI e as medidas com as quais o gerenciamento deve se concentrar – e que representem o estado da organização e a adesão às suas metas e ações diretas necessárias. Além disso, a escolha de um KPI errado provavelmente levará a erros de julgamento por parte da administração, seguidos de negócios danificados e perda de esforços.

Por exemplo, uma organização com uma estratégia de aumentar a receita de vendas escolhe os seguintes KPIs: “quantidade de produtos vendidos”, “soma das vendas mensais” e “número de campanhas ativadas por período”. Esta seleção de KPIs pode causar danos, já que um aumento na quantidade de produtos vendidos pode não ter a mesma latitude de impacto na receita (uma vez que a receita depende do preço de venda de cada produto). Além disso, contar a quantidade de produtos vendidos sem deduzir a quantidade de retornos é uma figura errônea para apresentar.
A soma das vendas mensais, mesmo se apresentada como um gráfico de tendência ao longo de um período de tempo, não apresenta claramente a tendência das vendas. Uma apresentação melhor deve ser “% de variação nas vendas mensais”, que deve ser medida em relação ao período anterior. As “campanhas ativadas por período” do KPI até causarão danos, uma vez que os clientes começarão a receber inúmeras campanhas não personalizadas, o que, por sua vez, reduzirá a satisfação do cliente e não será bom para os negócios.

 

Como a Reamp pode te ajudar?

Apesar de todos os erros que podem ser cometidos ao obter um dashboard, sabemos a importância de manter todas as informações que coletamos diariamente em um painel dinâmico e interativo. Por isso, o Reamp Datahub tem a proposta de automatizar esses dados digitais das empresas sobre seus consumidores e campanhas de mídia em um único lugar.

O Reamp Datahub possui características como centralização de dados e métricas de todos os canais e campanhas da marca, automação de processos que ajuda a melhorar a qualidade das entregas, possibilita a visão total de todas as campanhas em andamento e integrações disponíveis.  Para saber mais sobre a ferramenta, acesse a nossa página.

 

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